Gagnez en conformité, gagnez en points
Chaque année, l’Union européenne investit des milliards d’euros dans des contrats-cadres et marchés publics pour concrétiser ses priorités, financer des projets ambitieux et acquérir des services de pointe.
Communication, IT, conseil, événementiel, traduction, stratégie, durabilité… tous les secteurs y ont leur place.
Pourtant, beaucoup d’entreprises talentueuses passent à côté : non pas par manque de savoir-faire ou d’expertise, mais parce que les appels d’offres européens exigent plus que des compétences.
Elle exige la conformité.
Transformez la conformité européenne en avantage concurrentiel!
1. Comprendre l’appel d’offres ensemble
Nous commençons par analyser les documents de l’appel d’offres et la grille d’évaluation avec votre équipe. Il ne s’agit pas seulement d’identifier les exigences en matière de conformité, mais aussi de comprendre comment vous souhaitez présenter votre offre et quel angle vous souhaitez adopter.
En associant votre vision du projet à notre connaissance du fonctionnement des évaluations institutionnelles, nous élaborons une stratégie qui met en valeur vos points forts tout en anticipant les risques potentiels.
Ainsi, votre proposition reflète à la fois vos ambitions et les attentes des évaluateurs.
2. Rendre votre offre conforme
La conformité ne se limite pas à un bloc isolé dans une offre. Bien au contraire! Elle encadre et solidifie l’entièreté de votre proposition.
On la retrouve dans l’approche technique, les solutions et options de stockage ou de gestion de projets, la description des services et études de cas, ou le choix des sous-traitants.
Cette cohérence et cette clarté rassurent l’institution et renforcent la crédibilité de votre offre. Plutôt que d’apparaître comme une contrainte juridique, la protection des données devient une composante naturelle du récit que nous construisons ensemble, consolidant ainsi votre position dans l’évaluation.
3. Préparer et documenter la conformité opérationnelle
La préparation fait toute la différence. Ensemble, nous préparons les documents obligatoires que les institutions s’attendent à trouver : description détaillée des procédures, accord de protection de données, déclarations de confidentialité, notes d’information sur la protection des données et le droit à l’image, registre de traitement, analyses d’impact, évaluations des risques et clauses contractuelles.
Chaque mesure est pensée non seulement pour répondre aux exigences de l’appel d’offres, mais aussi pour garantir une exécution fluide et conforme une fois le contrat attribué.
Cette anticipation transforme la conformité en atout opérationnel, rassure l’institution et renforce la crédibilité de votre consortium et vous évite des dépenses imprévues et inutiles.
4. Démontrer la conformité du consortium
Des services conformes ne peuvent être fournis que par des organisations conformes.
Chaque membre du consortium doit respecter les exigences du règlement spécifique aux Instituions Européennes et être capable de prouver la conformité, dès le début du contrat.
Nous examinons ensemble la manière dont les données sont traitées, identifions les risques et définissons les ajustements nécessaires. Les processus essentiels, registres des activités de traitement, DPIA, mentions d’information, mesures de sécurité et clauses contractuelles, sont anticipés et documentés, montrant ainsi aux institutions que vous êtes préparés dès le départ, sans coûts cachés ni retards.
5. Une conformité constante
Une fois le contrat lancé, la conformité ne s’arrête pas : elle évolue avec le projet.
Je vous accompagne dans le suivi continu des traitements, la mise à jour des documents et registres, ainsi que dans l’analyse et l’intégration de toute nouvelle activité couverte par le contrat.
Je peux également assurer la liaison avec les experts en protection des données des institutions : participer aux réunions, répondre à leurs demandes et garantir la cohérence entre vos pratiques et leurs exigences.
Je forme également vos équipes afin de leur donner les bons réflexes, d’instaurer des procédures claires, concrètes et adaptées à chaque équipe.
Gagner l’appel d’offres… et gérer la suite.
Nous vous aidons à construire une base solide en matière de conformité, non pas simplement pour cocher une case, mais pour vous démarquer lors de l’évaluation et rester protégés une fois le contrat signé.
Voici comment nous vous aidons à vous distinguer pour les bonnes raisons :
✓ Renforcer les sections relatives à la protection des données afin qu’elles répondent pleinement aux attentes des institutions.
✓ Anticiper les exigences et éviter les signaux d’alerte susceptibles d’affaiblir l’offre technique.
✓ Présenter la conformité comme un atout visible et crédible durant l’évaluation.
✓ Documenter l’ensemble en amont pour que, si le CEPD ou l’autorité contractante soulève une plainte ou lance un audit, l’entreprise soit déjà prête.
✓ Vous préparer à être pleinement opérationnels en matière de protection des données dès l’attribution du marché.
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